Stafettpinnen som förvaltningschef lämnas över

Förvaltningschef är en mycket väletablerad titel vid Sveriges lärosäten och har funnits på Sophiahemmet Högskola sedan 2017 då Liselotte Egeland tog steget från administrativ chef till att kliva in i den nyetablerade rollen.

– Det är ett väldigt kul jobb, särskilt om man gillar förändring. Det händer mycket i organisationen och högskolan har vuxit och utvecklats mycket under årens lopp.

En vanlig dag på jobbet innebär en stor spännvidd av uppgifter. En förvaltningschef är inblandad i många olika områden. Kärnan är att vara ett stöd till högskolans verksamhet inom utbildning och forskning. Det innebär att hantera allt från praktiska saker som att rätt utrustning ska finnas i lokalerna till IT-frågor, arbetsmiljöfrågor och olika avtal.

De största utmaningarna som Liselotte upplevt är kopplade till spännvidden i rollen.

– Det är så många olika frågor, både stora och små, inte minst inom IT och digitalisering som man måste kunna sätta sig in i och försöka förstå hur de bäst stöttar hela verksamhetens behov.

Snabbfotad organisation

Sophiahemmet Högskola är med sina 110 medarbetare en av de mindre högskolorna i Sverige. Liselotte Egeland ser fördelar med att det är en liten organisation och är stolt över arbetet som görs på förvaltningsavdelningen.

– Man känner alla och vägen från beslut till handling är kort. Vi har en välfungerande organisation med kompetenta medarbetare. Jag har jobbat mycket med att skapa ett bra samarbetsklimat både inom enheten och inom högskolan men också med hela Sophiahemmet.

En skillnad mot många andra lärosäten är att högskolan delar stödfunktioner med övriga enheter inom Sophiahemmet. Det rör exempelvis marknad och kommunikation, ekonomi, HR, fastighet och service samt IT. Förvaltningschefen fungerar därför mer som en brygga mellan dessa funktioner och högskolan.

– Det är ekonomiskt effektivt att dela resurser. Det fungerar väl tack vare att vi utarbetat bra rutiner och processer, säger Liselotte Egeland.

Hon har nu lämnat över jobbet till Mårten Jansson och hennes råd på vägen är:

– Lyssna, reflektera, ta in flera olika perspektiv och sov på saken innan du fattar beslut. Det är mina bästa råd.

Spännande med unik roll

Mårten Jansson har en bakgrund som, forskare och chef på VINNOVA och Vetenskapsrådet som är stora statliga forskningsfinansiärer. För två år sedan rekryterades han till rollen som samverkansstrateg på högskolan och sitter även med i koncernledningen. Han ser fram emot att integrera samverkansfrågorna i rollen som förvaltningschef.

– Det känns spännande och roligt! Rollen är unik och har stor bredd. Min viktigaste uppgift är att fokusera på att högskolan ska fungera på bästa sätt för studenter och medarbetare.

Det första han tagit tag i är att sätta sig in i organisationen och alla processer och behov som finns. Men den pågående pandemin gör situationen speciell.

–Jag ser fram emot att lära känna högskolan på djupet, men vissa delar kommer ta längre tid att få grepp om då många arbetar hemifrån. Exempelvis kommer flera vanliga frågor som är kopplade till lokalerna inte att dyka upp under pandemin.

Några specifika utmaningar med att ta sig an jobbet ser han inte.

– Liselotte har gjort ett imponerande jobb som jag både vill förvalta och utveckla vidare. Jag ser fram emot att samarbeta med hela koncernen och även med förvaltningschefer på andra högskolor. Eftersom det är en ensam roll, är samverkan extra viktigt, säger Mårten Jansson.

Fakta

Förvaltningsavdelningen består av 19 medarbetare. Förvaltningschefen har ett övergripande ansvar för att hela högskolans infrastruktur och motsvarar de krav och behov som ställs från regering, Sophiahemmet ideell förening, studenter, medarbetare och omgivande samhället. Förvaltningschefen har fem direktrapporterande medarbetare: kvalitetssamordnare, IT-strateg, IKT-pedagog, verksamhetssamordnare och studieadministrativ chef. Den studieadministrativa chefen har i sin tur 13 direktrapporterande personer inom den studieadministrativa enheten.

I förvaltningschefens ansvar och uppdrag ingår bland annat:

• högskolans stödfunktioner till utbildning, forskning och samverkan
• högskolans förvaltningsansvar som exempelvis god och rättssäker handläggning av studentärenden, uppfyllande av rapporteringskrav från huvudmän och andra myndigheter
• leda förvaltningsavdelningens verksamhet
• arbetsmiljö, personalutveckling, miljöledningssystem och arkiv
• biträda rektor med ledning och utveckling av högskolan i dess helhet.

Den studieadministrativa enhetens uppdrag innefattar bland annat samordning för:
Antagning, studentdokumentation, lärplattform (LADOK), examenshandläggning, studentstöd, studenthälsovård, examinationer, schemaläggning, terminsstarter, utbildnings- och kursplaner, handläggning av studentbeslut, kursvärderingar samt övriga administrativa stödfunktioner.

Läs mer om Sophiahemmet Högskola

Text: Marie Skeppstedt
Bild: David Bicho